Billy Blay

Continuando a série do GTD no Gmail, neste post o gerenciador de emails será tratado como sua cabeça, então, chegou a hora de excluir tudo que não é necessário, deixando apenas o que é importante. Se estiver se sentindo um pouco perdido dê uma passadinha no post introdutório.

Hoje em dia a carga de emails recebidos é enorme, são mensagens pessoais, listas de discussão, notificações das redes sociais, etc. Para quem utiliza e-mail profissionalmente, ou trata como se fosse uma correspondência física, é realmente irritante ver sua caixa lotada de porcarias como apresentações de powerpoint, spam e sensacionais promoções de compras coletivas brigando por atenção em meio a mensagens importantes.

Alguns de vocês podem dizer, porque não criar uma conta de email só para receber estes emails provenientes de cadastro? Existem diversos problemas nessa solução, o primeiro deles é: quem não mantém uma caixa de entrada organizada não ficará organizado utilizando duas. A missão aqui é tornar o processamento eficiente e eficaz, e não criar mais trabalho.

O GTD baseia-se na aplicação de 5 atividades e devem ser aplicadas religiosamente, sem o hábito nenhuma metodologia funcionará.

1. Coleta
2. Processamento
3. Organização
4. Revisão
5. Execução

Fase de coleta

No GTD, a coleta consiste basicamente em fazer listagem de tudo o que você tem a fazer, a idéia é tirar tudo da cabeça,  mas, no caso do e-mail você não precisa se preocupar em fazer esta coleta, tudo já está listado aguardando alguma ação sua, mas para ajudar a diminuir o seu trabalho, você pode criar filtros, etiquetas e alguns plugins nativos do Gmail.

Fase de Processamento e Organização

Confesso que dá uma certa aflição quando por acaso vejo a caixa de entrada de amigos meus, imaginem a seguinte situação: Uma caixa de entrada com mais de 5000 mil emails, alguns lidos outros não e a medida que vão chegando mais, aqueles não lidos vão ficando no limbo, e quase ninguém checa a caixa de entrada usando a navegação.

Os filtros e as etiquetas do Gmail foram inventados para ajudar a gerenciar a enxurrada de mensagens, por que não usá-los?

Filtros (filters)

Nas próprias palavras do google, os filtros do Gmail permitem que você gerencie o fluxo de mensagens recebidas. Ao utilizar os filtros, você pode automaticamente marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar suas mensagens, e até mesmo mantê-las longe de spam — tudo com base em uma combinação de palavras-chave, remetente, destinatários, entre outros.

Esses filtros depois refinados farão todo o trabalho chato, eles serão responsáveis por fazer toda a triagem para que você se concentre no que precisa realmente fazer.

Etiquetas (labels)

Abaixo seguem algumas da etiquetas que utilizo

• Referência – Materiais e/ou assuntos para consultas futuras.
• Talvez/Sem pressa – Coisas a fazer,  mas sem data e hora marcadas (você pode escolher um nome melhor).

Além destas, utilizo etiquetas diferentes como, freela, cadastros, e algumas referentes a assuntos específicos como nome de projetos em que a troca de email é grande.

A melhor maneira de começaar a criação de filtros automáticos é processando sua caixa de entrada, e você deve ser fazer algumas perguntas:

1. O que é isto?
   1. Lixo?
   2. Material de referência?
   3. Projetos futuros?
2. Este ítem é passivo de ação?
   1. Sim?
      • Pode ser feito em menos de 2 minutos? Faça já.
      • Levará mais tempo? Agende.
      • Material de referência? Arquive para futuras consultas.
   2. Não?
      • Não sabe fazer ou não tem tempo? Delegue a alguém.
      • Assunto que não interessa? Delete.

Ajuda de como criar filtros e etiquetas

• Como criar etiquetas
• Como criar filtros para automatizar a ação anterior

Ainda utilizo outros recursso para classificar melhor minhas mensagens, mas devido ao tamanho deste post resolvi dividir o tópico em duas partes.

Até a próxima

Quantas vezes você já teve aquele momento de ficar murmurando para si e para o mundo a frase “Tou cheio de coisa para fazer“, e aquilo fica lhe martelando a cabeça na hora de dormir, no domingo a noite ou quando está fazendo outras tarefas, ou simplesmente você esqueceu de um compromisso, um telefonema, comprar açúcar, etc. Isso é muito comum acontecer.

Pensando nisso apresento-lhes o GTD, um método eficaz de organização e produtividade pessoal que foi descrita inicialmente no livro “Getting Things Done: A arte de fazer acontecer”, do escritor David Allen. (Mais sobre GTD pode ser lido aqui)

Ao ler o GTD, uma das primeiras lições que aprendi foi não deixar a minha inbox (caixa de entrada) lotada. Uma inbox cheia é sinônimo de “tenho muitas coisas a fazer”, parece que o serviço nunca acaba.

Trazendo este método para o meu cotidiano, resolvi escrever uma série de posts sobre como o usei para organizar minhas atividades diárias relativas a emails. Para isso utilizei recursos nativos do gmail e alguns plugins do google labs que serão vistos no decorrer da série.

Esta série não se trata de um tutorial ou uma panacéia, mas tem dado ótimos resultados.

No próximo post falarei das técnicas de coleta.

Até lá.