Hoje em dia a carga de emails recebidos é enorme, são mensagens pessoais, listas de discussão, notificações das redes sociais, etc. Para quem utiliza e-mail profissionalmente, ou trata como se fosse uma correspondência física, é realmente irritante ver sua caixa lotada de porcarias como apresentações de powerpoint, spam e sensacionais promoções de compras coletivas brigando por atenção em meio a mensagens importantes.

Alguns de vocês podem dizer, porque não criar uma conta de email só para receber estes emails provenientes de cadastro? Existem diversos problemas nessa solução, o primeiro deles é: quem não mantém uma caixa de entrada organizada não ficará organizado utilizando duas. A missão aqui é tornar o processamento eficiente e eficaz, e não criar mais trabalho.

O GTD baseia-se na aplicação de 5 atividades e devem ser aplicadas religiosamente, sem o hábito nenhuma metodologia funcionará.

1. Coleta
2. Processamento
3. Organização
4. Revisão
5. Execução

Fase de coleta

No GTD, a coleta consiste basicamente em fazer listagem de tudo o que você tem a fazer, a idéia é tirar tudo da cabeça,  mas, no caso do e-mail você não precisa se preocupar em fazer esta coleta, tudo já está listado aguardando alguma ação sua, mas para ajudar a diminuir o seu trabalho, você pode criar filtros, etiquetas e alguns plugins nativos do Gmail.

Fase de Processamento e Organização

Confesso que dá uma certa aflição quando por acaso vejo a caixa de entrada de amigos meus, imaginem a seguinte situação: Uma caixa de entrada com mais de 5000 mil emails, alguns lidos outros não e a medida que vão chegando mais, aqueles não lidos vão ficando no limbo, e quase ninguém checa a caixa de entrada usando a navegação.

Os filtros e as etiquetas do Gmail foram inventados para ajudar a gerenciar a enxurrada de mensagens, por que não usá-los?

Filtros (filters)

Nas próprias palavras do google, os filtros do Gmail permitem que você gerencie o fluxo de mensagens recebidas. Ao utilizar os filtros, você pode automaticamente marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar suas mensagens, e até mesmo mantê-las longe de spam — tudo com base em uma combinação de palavras-chave, remetente, destinatários, entre outros.

Esses filtros depois refinados farão todo o trabalho chato, eles serão responsáveis por fazer toda a triagem para que você se concentre no que precisa realmente fazer.

Etiquetas (labels)

Abaixo seguem algumas da etiquetas que utilizo

• Referência – Materiais e/ou assuntos para consultas futuras.
• Talvez/Sem pressa – Coisas a fazer,  mas sem data e hora marcadas (você pode escolher um nome melhor).

Além destas, utilizo etiquetas diferentes como, freela, cadastros, e algumas referentes a assuntos específicos como nome de projetos em que a troca de email é grande.

A melhor maneira de começaar a criação de filtros automáticos é processando sua caixa de entrada, e você deve ser fazer algumas perguntas:

1. O que é isto?
   1. Lixo?
   2. Material de referência?
   3. Projetos futuros?
2. Este ítem é passivo de ação?
   1. Sim?
      • Pode ser feito em menos de 2 minutos? Faça já.
      • Levará mais tempo? Agende.
      • Material de referência? Arquive para futuras consultas.
   2. Não?
      • Não sabe fazer ou não tem tempo? Delegue a alguém.
      • Assunto que não interessa? Delete.

Ajuda de como criar filtros e etiquetas

• Como criar etiquetas
• Como criar filtros para automatizar a ação anterior

Ainda utilizo outros recursso para classificar melhor minhas mensagens, mas devido ao tamanho deste post resolvi dividir o tópico em duas partes.

Até a próxima

Pensando nisso apresento-lhes o GTD, um método eficaz de organização e produtividade pessoal que foi descrita inicialmente no livro “Getting Things Done: A arte de fazer acontecer”, do escritor David Allen. (Mais sobre GTD pode ser lido aqui)

Ao ler o GTD, uma das primeiras lições que aprendi foi não deixar a minha inbox (caixa de entrada) lotada. Uma inbox cheia é sinônimo de “tenho muitas coisas a fazer”, parece que o serviço nunca acaba.

Trazendo este método para o meu cotidiano, resolvi escrever uma série de posts sobre como o usei para organizar minhas atividades diárias relativas a emails. Para isso utilizei recursos nativos do gmail e alguns plugins do google labs que serão vistos no decorrer da série.

Esta série não se trata de um tutorial ou uma panacéia, mas tem dado ótimos resultados.

No próximo post falarei das técnicas de coleta.

Até lá.

Desde quando ouvi falar desse novo serviço, não entendi do que se tratava. Até amigos que participaram da versão de testes tentavam explicar o funcionamento, mas não entrava na cabeça de jeito nenhum.

Após algumas,  semanas já estou melhor habituado com o Wave. Mas tenho notado que muitas pessoas não conseguiram entender como funcionava e estão abandonando aos poucos, alegando que não tem funcionalidade prática e que não vai dar certo.

O wave não tem uma interface tão intuitiva quanto ao que deve ser feito, isso deu espaço para que as pessoas criem utilidades adequadas as suas necessidades ou simplesmente não saiba como utilizar a ferramenta em seu benefício. Contudo, lembra bastante a primeira lei de Jarvis (autor do O que a Google faria?)” Dê a seus clientes o controle, e você lucrará com isso”. Essa é a receita do sucesso, deixe que o cliente faça o que quiser com sua plataforma.

Um bom exemplo disso é o Twitter, ele é um mero sistema de SMS online, a sua simplicidade proporcionou a criação de vários aplicativos, desde “saiba quando sua planta precisa de água” até a criação de celebridades instantâneas nos facts e trendtopics da vida.

Conversando com Rodrigo Muniz, ele aposta que: “o Wave proporcionará uma quebra de barreiras da comunicação”. Imaginem poder conversar com pessoas de outros países de idiomas que você não entende nem um “the book is on the table” em servo-croata. JA PENSOU? Imagine também poder ligar do seu celular para uma Wave, e sua voz ser transformada em texto? As possibilidades são muitas. Basta criá-las. CRIE, MEU FILHO!

Uma utilidade interessante é poder fazer discussões de brainstorming, atualmente estou compartilhando ideias de projetos com amigos desenvolvedores, e como a vida profissional é bastante corrida para reuniões, o Wave veio bem a calhar.

No meio acadêmico, ele pode ser utilizado para criação de listões de estudos colaborativos. No caso da minha graduação seria de grande valia, pois antes nos reuníamos pelo Google Docs.

Levando para o lado social marcamos (amigos de faculdade e do trabalho) um NOB¹ somente pela nova plataforma do Google. Com direito a enquete para ver quem iria comparecer e definição do local de encontro, antes usávamos um serviço externo, além do mapinha do local, ainda sobrou espaço para várias conversas paralelas.

Moral da história, “a plataforma é o que você faz dela”. Inove!
E ai? alguém quer um convite? Faça um comentário que eu mando.

–
¹ NOB – Nerds on beer: Nesse encontro conversamos de tudo relacionado ao meio nerd, quadrinhos, filmes, fotografia, twitter, mídias sociais, comemos e bebemos alguma coisa.

Update 13/11/2009:
Quer saber como funciona? Dê uma olhada no Radar Social

Update 18/08/2011
É, o wave morreu.

Cheguei até brincar no twitter dizendo somente “tenho convites”, e logo algumas pessoas perguntaram se era do novo orkut. Isso é muito interessante, imaginem se simplesmente o orkut muda de layout automaticamente para todo mundo? Será que teríamos o mesmo frenesi em torno do sistema? Provavelmente não. Talvez fosse percebido como uma melhoria banal, como todas as ferramentas que foram adicionadas nele no decorrer dos anos. Não sabemos ao certo como andava o acesso diário, mas com certeza essa estratégia deu uma guinada na visitas ao sistema, até eu que o uso raramente, fiquei curioso para ver o que havia de novo.

Mas o ponto chave disso tudo, é que, o google conseguiu atrair novos e antigos usuários sem gastar um centavo e ganhando muitos outros, usando a propaganda boca-a-boca. Cada usuário que recebia convites logo os espalhava para seus amigos e seguidores.

Dai você pergunta “O que o google ganha com isso?”, será que ele é tão bom que fornece um sistema bacana e de graça? Claro que não, quanto mais pessoas aderem aos seus serviços, mais ele ganha. E como é isso? Você já notou as propagandas dentro do sistema? Certo, você nunca clicou neles, mas certamente alguém clica. Imagine que, dos milhares de usuários e que somente algumas centenas deles clicam. Imagine agora essas centenas de cliques multiplicadas por alguns centavos de dólar, euro, real, etc., tudo isso diariamente. Imaginou? É muito dinheiro.

Você conhece a abrangência mundial do orkut? (dê uma olhada nisso http://www.orkut.com.br/Main#MembersAll), essas pessoas são o público do orkut. Muita gente né?

Como diria He-man, bem amiguinhos hoje aprendemos que “Você não pode impor um produto ou serviço aos clientes, pelo contrário, deixe-os vontade, dê o controle, deixe que façam o que quiserem, e em retribuição eles serão seus porta-vozes. Quem não quer milhares de pessoas divulgando seu produto de graça?”. E ai? Pensou nisso?

E quanto custa para nós um convite? não sei, quando eu tiver eu repasso de graça.

Compre no Submarino

Desde 2004 a Google me atrai com seu ótimos serviços, uma busca refinada, um aplicativo de e-mail que hoje é indispensável, rede social que faz bastante sucesso no Brasil, instant messenger, leitor de feeds entre outros. É tanta coisa que hoje já utilizo cerca de 25 serviços.

Mas o que me faz  levantar a bandeira da Google e recomendar para todo mundo?

Eu explico. São aplicações úteis, rápidas, inovadoras, minimalistas e o melhor, é tudo integrado.

Após ler O Google – A História do Negócio de Mídia de Maior Sucesso dos Nossos Tempos, fiquei ainda mais fã da empresa, este livro conta como foram os primórdios da ferramenta de busca que se tornou uma empresa lucrativa,  e que modificou a forma como vemos a internet (nos dias de) hoje.

O livro passeia pela época em que os fundadores Larry Page e Sergey Brin largaram seus doutorados para abrir a empresa e segue até os dias atuais.

Neste meio tempo a Google surgiu com a proposta de atender as necessidades do usuário ajudando-o a encontrar o que precisa. Vale salientar, que naquela época os resultados de buscas eram falhos e sujeitos a manipulação, pois favoreciam aqueles que pagavam mais. Partindo desta premissa o gigante das buscas apresentou ao mundo um produto muito superior que o dos concorrentes e criou uma forma inovadora de tornar este serviço rentável e acessível a qualquer anunciante, seja ele um pequeno comerciante ou uma grande empresa.

Conhecendo a história dos fundadores, uma coisa que chamou atenção foi a estrutura e educação familiar deles.  Ambos cresceram em um ambiente rodeado de mestres e pesquisadores, sempre tendo que defender seus pontos de vista, acredito que isso foi um fator decisivo no desenvolvimento de seus intelectos.

Um ponto que incomodou no livro é que, o autor sempre se refere a datas baseando-se nas estações do ano, este é um fator que dificulta a compreensão do leitor de outros lugares planeta.

Afora isso, recomendo a leitura.